PRESENTASI BISNIS

Mempersiapkan Presentasi Bisnis

Kegiatan bisnis saat ini menuntut kita untuk lebih terampil dalam melakukan komunikasi interpersonal. Wawancara, percakapan dengan telepon, melalukan pertemuan atau rapat, dan segala kegiatan komunikasi bisnis mengharuskan kita untuk berhubungan langsung dengan atasan, rekan kerja, bawahan, calon klien dan sebagainya.

Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan saat ini adalah presentasi. Presentasi bisnis menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan kepada orang lain, memperkenalkan produk baru atau bahkan memperkenalkan perusahaan kita, baik kepada pendengar (audiences) di dalam perusahaan maupun pelanggan atau klien kita.

Ada empat aspek yang menjadi inti dalam presentasi bisnis yaitu sikap dan gaya melakukan presentasi (attitude), pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan persiapan (preparation) yang matang. Di antara ke empat aspek tersebut, persiapan merupakan aspek utama dalam melakukan presentasi bisnis

Langkah Persiapan Presentasi Bisnis

Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik

Pada saat Anda diundang untuk melakukan suatu presentasi, maka persiapkanlah topik yang sesuai. Buatlah sasaran presentasi yang jelas dan spesifik. Tanyakan pada diri Anda mengapa presentasi ini dilakukan? Apa yang diharapkan dari Anda sebagai penyaji? Dan apa yang ingin dihasilkan dari presentasi ini?

Biasanya suatu sasaran presentasi yang baik mencakup alasan mengapa presentasi itu dilakukan. Apakah Anda diminta untuk memberikan suatu informasi, menjelaskan metode baru, mendemonstrasikan alat baru, memberikan penjelasan atau menjual suatu gagasan baru. Di samping itu sasaran perlu juga mencantumkan hasil yang diharapkan dari presentasi tersebut.

Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda

Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar. Analisis pendengar perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.

Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi

Pengumpulan informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.

Ada tiga pertanyaan yang menjadi pertimbangan dalam mengumpulkan informasi:
• Sehubungan dengan sasaran dan topik presentasi, informasi apa yang Anda butuhkan?
• Di mana informasi itu bisa didapatkan?
• Sehubungan dengan pendengar Anda, informasi apa yang dapat digunakan dalam presentasi?

Setelah pertanyaan tersebut dapat terjawab, maka pengumpulan informasi dan materi presentasi dapat Anda lakukan. Ada beberapa sumber informasi yang dapat digunakan, yaitu pengetahuan Anda sendiri berdasarkan pengalaman, pengamatan atau penelitian; pengetahuan dari bahan bacaan seperti koran, majalah, jurnal, peraturan pemerintah dan perusahaan, dan dokumen lain.

Pilihlah informasi yang dapat mendukung sasaran Anda. Ada lima hal yang perlu Anda pertimbangakan dalam memilih informasi informasi yang relevan, akurat, menarik, bervariasi, dan sesuai dengan kebutuhan pendengar.

Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi

Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan. Masing-masing dari bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.

Introduksi yang baik dari suatu presentasi harus dapat menjawab empat pertanyaan pendengar,
Dengan kata lain, dalam introduksi, Anda diharapkan dapat menghubungkan antara penyaji, topik dan pendengar. Sebagai tambahan di dalam introduksi, Anda diharapkan dapat memberikan sekilas ulasan sebagai pengantar untuk masuk ke dalam inti topik.

Ada beberapa teknik dalam memulai suatu presentasi (dan hal ini perlu Anda catat dalam persiapan presentasi) yaitu : menghubungkan langsung antara sasaran dengan topik yang Anda akan bicarakan, menggunakan contoh-contoh dalam kehidupan sehari-hari atau yang sesuai dengan pendengar, memulai dengan humor, kutipan atau suatu anekdot.

 SUMBER : http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/