Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

ABSTRAK

Dalam konteks organisasi, hubungan kemitraan yang harmonis antara atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi. Sehingga, dalam kegiatan organisasi tidak akan terlepas dari peranan komunikasi. Dalam setiap kegiatan ataupun kehidupan manusia tidak terlepas dari peranan komunikasi. Selain itu, komunikasi dapat dikatakan sebagai urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi akan terwujud. Sama halnya dengan manajemen perkantoran, didalam kantor akan selalu terjadi aktivitas komunikasi. Komunikasi yang dilakukan pun bermacam-macam dimana komunikasi memiliki fungsi dan manfaat yang besar terhadap kemajuan kantor. Manajemen perkantoran memerlukan adanya kerjasama baik dengan pihak internal maupun dengan pihak eksternal dimana komunikasi sebagai pemeran utama dalam aktivitas tersebut.

Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Untuk memahami konsep dari komunikasi dalam manajemen perkantoran, maka yang paling utama disini akan dijelaskan mengenai konsep dari komunikasi itu sendiri. Menurut Komaruddin (2001:77) dalam situs   menjelaskan sebagai bahwa,

…komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya…

Sedangkan menurut The Liang Gie (1992:59) dalam situs yang sama, menjelaskan bahwa komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.  Seperti yang telah dikemukakan diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Kata kunci dari komunikasi itu sendiri yaitu komunikasi merupakan proses yang dinamis,mampu mempengaruhi, adanya kesadaran dan ketidaksadaran manusia serta adanya penggunaan alat-alat atau perantara dengan cara yang simbolik.

Komunikasi yang efektif perlu memperhatikan prinsip-prinsip dari komunikasi. Geoffrey Mills, Oliver Standingford, dan Robert C. Appleby (Modern Office Management, English Language Book Society, Pitman Publishing Ltd., London, 1986, hh.30-31) dalam buku Asas-asas Manajemen Perkantoran dijelaskan mengenai prinsip komunikasi. Prinsip komunikasi tersebut, antara lain:

1)      Komunikasi adalah sarana yang berada diantara pikiran seseorang dan pikiran orang lain;

2)      Orang hanya dapat mengerti sesuatu dengan menghubungkannya dengan sesuatu dengan yang pernah difahaminya;

3)      Komunikator berkewajiban untuk membuat dirinya mengerti; dan

4)      Orang yang tidak mengerti sesuatu berkewajiban untuk meminta penjelasan.

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa komunikasi akan berjalan efektif jika dilakukukan sesuai dengan prinsip-prinsip komunikasi. Komunikasi dalam manajemen perkantoran pun sama halnya bahwa komunikator perlu memiliki prinsip-prinsip komunikasi sehingga tujuan dari komunikator dapat berjalan secara efektif. Komunikasi dalam perkantoran memberikan kemudahan kepada perseorangan dalam bertukar peranan sebagai sumber dan penerima.

Selanjutnya, akan dijelaskana mengenai komunikasi kantor. Komunikasi memiliki  peranan yang penting dalam kantor. Manajemen perkantoran hampir setiap saat melakukan aktivitas komunikasi. Komunikasi yang berlangsung dalam kantor biasanya berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Selain itu, komunikasi dalam kantor juga dapat berbentuk komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal yang dimaksud yaitu adanya komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor. Semua personil kantor melakukan komunikasi baik formal, informal maupun non formal. Selain adanya komando yang diberikan oleh atasan, komunikasi juga berfungsi sebagai alat untuk berkoordinasi, bekerja sama, adanya pemberian informasi dan masih banyak lagi.

1)        Credibility (kepercayaan)

Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi.

2)        Context (perhubungan pertalian)

Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.

3)        Content (kepuasan)

Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.

4)        Clarity (kejelasan)

Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai,              

Sumber :  http://jeinscollection.wordpress.com/2013/01/29/konsep-komunikasi-dalam-manajemen-perkantoran/                                                                                          

Sistem Komunikasi Masyarakat Desa

                          Sistem Komunikasi Masyarakat Desa

 sistem Komunikasi Masyarakat Desa (SKMD) adalah sistem komunikasi di masyarakat, yang entah sadar atau tidak telah berjalan dengan sendirinya, seolah-olah menjadi kesepakatan di antara mereka. Memang kebanyakan mereka melakukan komunikasi secara langsung/lisan dengan berbagai saluran seperti arisan, pengajian, duduk-duduk di depan rumah dan lainnya mengikuti kebiasaan setempat. Penggunaan berbagai media yang lain masih sangat terbatas. Namun bukan berarti sistem komunikasi yang ada ini tidak berjalan efektif.

Komunikasi social

komunikasi sosial adalah salah satu bentuk komunikasi yang lebih intensif, di mana komunikasi terjadi secara langsung antara komunikator dengan komunikan, sehingga situasi komunikasi berlangsung dua arah dan lebih diharapkan kepada pencapaian suatu situasi integrasi sosial, melalui kegiatan inilah terjadi aktualisasi dari berbagai masalah yang dibahas. Komunikasi sosial sekaligus sebagai proses sosialisasi dan untuk pencapaian stabilitas sosial, tertib sosial, penerusan nilai-nilai lama dan baru yang diagungkan oleh suatu masyarakat, melalui komunikasi sosial kesadaran masyarakat dipupuk, dibina dan diperluas.

Perubahan Sosial Menurut Ahli

1. William F.Ogburn mengemukakan bahwa “ruang lingkup perubahan-perubahan sosial meliputi unsur-unsur kebudayaan baik yang material maupun yang immaterial, yang ditekankan adalah pengaruh besar unsur-unsur kebudayaan material terhadap unsur-unsur immaterial”.
2. Kingsley Davis mengartikan “perubahan sosial sebagai perubahan-perubahan yang terjadi dalam struktur dan fungsi masyarakat”.
3. MacIver mengatakan “perubahan-perubahan sosial merupakan sebagai perubahanperubahan dalam hubungan sosial (social relationships) atau sebagai perubahan terhadap keseimbangan (equilibrium) hubungan sosial”.
4. JL. Gillin dan JP. Gillin mengatakan “perubahan-perubahan sosial sebagai suatu variasi dari cara-cara hidup yang telah diterima, baik karena perubahan-perubahan kondisi geografis, kebudayaan material, komposisi penduduk, idiologi maupun karena adanya difusi ataupun penemuan-penemuan baru dalam masyarakat”.
5. Samuel Koenig mengatakan bahwa “perubahan sosial menunjukkan pada modifikasi-modifikasi yang terjadi dalam pola-pola kehidupan manusia”.f. Definisi lain adalah dari Selo Soemardjan. Rumusannya adalah “segala perubahan-perubahan pada lembaga-lembaga kemasyarakatan di dalam suatu masyarakat, yang mempengaruhi sistem sosialnya, termasuk di dalamnya nilai-nilai, sikap dan pola perilaku di antara kelompok-kelompok dalam masyarakat”.

Perkembangan

Menurur Everett M. Rogers ( 1986) dalam bukunya Communications Technology; The New Media in Society, mengatakan bahwa dalam hubungan komunikasi di masyarakat, dikenal ada empat era komunikasi yaitu, era tulis, era media cetak, era media telekomunikasi, dan era media komunikasi interaktif.
Sistem komunikasi yang terjadi di lingkungan masyarakat adalah pada awalnya masyarakat menggunakan media komunikasi secara langsung dengan bertatap muka, kemudian dengan tulisan untuk komunikasi jarak jauh dengan menulis surat. Sistem komunikasi dengan radio juga digunakan masyarakat, terutama untuk mendengar suatu kejadian atau informasi penting.Pada saat ini karena sudah adanya jaringan sebagai saluran yang dapat menyampaikan informasi, sehingga mereka dapat berkomunikasi dengan media telekomunikasi atau telepon seluler dan menggunakan internet. Proses komunikasi di masyarakat tetap secara langsung, namun media yang digunakan beralih dengan memanfaatkan teknologi. Penggunaannya terutama untuk komunikasi jarak jauh dengan keluarga atau kekerabatan. Namun hal yang paling penting adalah bagaimana teknologi informasi bermanfaat untuk kemajuan desa tersebut .

Persepsi masyarakat

Persepsi sosial merupakan proses menangkap arti objek-objek sosial dan kejadian-kejadian yang kita alami di lingkungan kita. Faktor yang dapat memengaruhinya adalah agama, ideologi, tingkat intelektualitas, tingkat ekonomi dan pekerjaan. Dengan demikian persepsi terikat oleh budaya (culture bound).
sebagai contoh: bila komunikasi untuk pemberitahuan suatu acara di masyarakat dilakukan dengan menggunakan telepon, maka masyarakat akan memberikan pandangan kurang menghargai budaya dan adat atau dianggap kurang menghormati orang lain.

Peran masyarakat

Masyarakat atau kelompok warga masyarakat perlu saling mendukung dalam membangun sistem atau pola komunikasi yang sesuai dengan kondisi kekinian. Dalam konteks inilah, maka Lembaga Swadaya Masyarakat/ Organisasi Masyarakat Sipil (LSM/ OMS) memiliki peran strategis dalam mengembangkan media literacy sebagai cara untuk menggugah kesadaran, pengetahuan, hak dan kewajiban masyarakat dalam mensikapi media, maupun membangun dan mengembangkan sistem komunikasi yang baik dan sehat secara bersama-sama di masyarakat. Penekanan bersama sama antara masyarakat dengan organisasi masyarakat sipil sangat penting untuk mendapat perhatian. Harus diingat bahwa sektor swasta telah pula mencoba pola komunikasi ini melalui Corporate Social Responsibility (CSR), demikian juga pemerintah melalui program komunikasi pembangunan. Namun pola komunikasi ini masih belum dapat dan tidak akan pernah dapat menempatkan masyarakat berinteraksi secara setara. Idealnya, semua elemen di dalam masyarakat seharusnya melek media dengan baik agar dapat memanfaatkannya secara kritis, terhindar dari dampak buruk dan mengetahui arah yang dituju jika ragam media yang ada merugikan mereka. Masyarakat menjadi melek secara terstruktur untuk menyikapi berbagai media massa dan pesan di dalamnya secara benar. Namun kondisi ini sulit didapatkan, karena ada saja berbagai pihak tertentu, disadari ataupun tidak, menginginkan media tidak dipahami dengan memadai oleh masyarakat. Hal ini wajar mengingat media tertentu sudah sedemikian berkembang sebagai salah satu obyek bisnis dan juga alat kekuasaan.

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Komunikasi_Masyarakat_Desa

KOMUNIKASI KONSELING

KOMUNIKASI DALAM KONSELING 

Biasanya komunikasi dalam konseling selalu melibatkan tiga dimensi, yaitu dimensi pribadi, dimensi kontekstual, dan dimensi relasional. Pada dimensi personal, dalam proses konseling, konseli　menyampaikan pesan tentang keberadaan diri mereka sendiri kepada konselor, dimensi kontekstual　berkaitan dengan isi dari pesan yang disampaikan. Dimensi relasional ini terkait dengan pesan-pesan　yang merupakan penghargaan dan pandangan konseli terhadap konselor selama proses konseling berlangsung. Dalam komonikasi konseling, juga sering terjadi masalah, seperti maslah pengontrolan dan masalah gejala. 

a. Masalah pengontrolan seperti: 

• Mengontrol suasana emosi 

• Mengontrol respon konselor 

• Mengontrol kurangnya kesadaran 

• Mengontrol keterampilan memanipulasi 

b. Masalah Mengkomunikasikan melalui gejala-gejala, seperti 

• Jenis-jenis pesan 

• Implikasi bagi konselor 

D. KETERAMPILAN-KETERAMPILAN dalam KOMUNIKASI DALAM KONSELING 

1. Penghampiran 

Penghampiran (atending), merupakan keterampilan dasar dalam setiap proses komunikasi yang bersifat dialogis karena penghampiran seolah-olah merupakan pembukaan untuk memulai suatu komunikasi. Keterampilan penghampiran merupakan keterampilan berkomunikasi melalui isyarat isyarat verbal dan non verbal sehingga memberikan kemungkinan peserta memberikan perhatian kepada pembicara pada tahap paling awal. Bila hal ini berhasil dilakukan dengan baik, maka hal itu akan menjadi awal bagi proses komunikasi selanjutnya. Sapaan awal dengan nada suara yang baik adalah merupakan pintu pertama dari penghampiran, misalnya ucapan “Assalamu’alaikum, dst. “Selamat pagi, selamat berjumpa, dsb.” Hal itu dilakukan dengan tekanan suara, sikap sopan, kontak mata, penampilan perawakan, pengamatan, gerak badan, dsb. 

Secara psikologis, penghampiran merupakan suatu situasi yang memberikan suasana hubungan yang sedemikian rupa dimana para peserta merasa dirinya diterima, merasa dekat, merasa penting, dan dihargai martabatnya.

Keterampilan penghampiran dapat dikembangkan melalui berbagai cara seperti: 

• Ungkapan salam dan sapaan yang penuh sopan, dengan nada suara yang baik 

• Penampilan diri dengan postur (perawakan) fisik yang meyakinkan 

• Gerakan fisik yang disertai dengan perhatian secara menyeluruh 

• Pengakuan, sentuhan, dan kontak fisik yang sederhana dan penuh perhatian, disertai dengan sikap yang 

   menunjukkan bahwa kehadiran kita sebagai sesuatu yang akan memberikan makna bagi para peserta 

• Memelihara kontak mata secara menyeluruh dan tepat sesuai dengan situasi dan topik bahasan 

• Mengamati dan menyimak dengan penuh perhatian 

2. Empati 

Keterampilan empati dapat dilakukan dengan cara memberikan respon Kepada peserta didik dalam bentuk: 

• Sikap menerima dan memahami ungkapan orang lain, misalnya dengan gerak mata, anggukan, gerak tangan, air muka dsb. 

• Memberikan perhatian yang mendalam terhadap ungkapan seseorang 

• Pernyataan yang menggambarkan ungkapan suasana perasaan yang diungkapkan 

• Memberikan dukungan terhadap ungkapan tertentu 

3. Merangkum Sebagai wujud sikap penerimaan kita terhadap　

Ungkapan tersebut, maka keterampilan yang diperlukan adalah keterampilan merangkumkan.　 Untuk itu kita harus mampu menyimak seluruh　pembicaraan dengan baik dan kemudian membuat rangkumannya untuk selanjutnya disampaikan　sebagai respon kita terhadap pembicara. Keterampilan membuat rangkuman yang baik dan tepat dapat　memberikan dampak psikologis　adanya rasa diterima, dihargai, dan diakui yang pada gilirannya dapat　menunjang proses dialogis selanjutnya. 

Keterampilan merangkumkan dapat dilakukan dengan cara-cara seperti: 

• Memberikan kesempatan kepada pembicara untuk menyampaikan ungkapannya secara lengkap 

• Menunjukkan sikap memberikan perhatian dan menyimaknya dengan penuh perhatian 

• Membuat catatan-catatan seperlunya untuk merangkum pembicaraan 

• Pada akhir pembicara menyampaikan ungkapannya, 

4. Bertanya 

 Bertanya merupakan salah satu aspek dalam proses komunikasi baik dalam memulai, selama proses berjalan, ataupun dalam mengakhiri. Dalam komunikasi konseling ada dua macam bentuk pertanyaan, yaitu pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup. Pertanyaan terbuka merupakan pertanyaan yang menuntut jawaban secara terbuka oleh pihak yang ditanya. 

Pertanyaan terbuka dapat membantu peserta dalam: (1) memulai perbincangan, (2) meminta penjelasan lebih lanjut, (3) memberikan contoh, dan (4) memusatkan pada perasaan peserta. Pertanyaan tertutup merupakan pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dan biasanya bersifat faktual. 

Keterampilan bertanya dapat dikembangkan dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 

• Perhatikan suasana peserta konseling. 

• Kuasai materi yang berkaitan dengan pertanyaan • Ajukan pertanyaan dengan cara yang jelas dan terrah, serta tidak keluar dari topik pembahasan Segera berikan respon balikan terhadap jawaban pertanyaan yang diajukan, dengan sikap yang baik dan empatik. 

5. Kejujuran 

Dalam komunikasi konseling, komunitator terutama pemberi pesan harus mampu menunjukkan kejujuran dari apa yang diungkapkannya sehingga dapat memberikan pesan secara obyektif. Dalam hal ini ia harus mampu menyampaikan sesuatu secara terbuka tanpa harus dimanipulasi. Berkomunikasi secara jujur dan asli merupakan keterampilan yang amat penting. Dengan keterampilan ini komunikator dapat menyatakan perasaannya mengenai perasaan orang lain dengan cara yang sedemikian rupa sehingga orang lain dapat menerima tanpa ada ketersinggungan. Untuk dapat mewujudkan keterampilan ini, kita harus mau memahami dan mampu menyatakan perasaan yang sesungguhnya kepada orang lain. Keterampilan kejujuran dapat membantu untuk berbagi perasaan terhadap apa yang dikatakan atau dilakukan orang lain, dan tetap menjaga hubungan baik. 

Untuk mengembangkan keterampilan kejujuran ada empat kondisi yang harus diperhatikan yaitu: 

a. Ungkapan perasaan yang sebenarnya 

b. Kejadian tertentu yang membuat perasaan itu 

c. Alasan mengapa berperasaan seperti itu 

d. Pengaruh perasaan itu terhadap kegiatan selanjutnya 

  Sumber : http://brsndontatto.blogspot.com/2013/01/82komunikasi-konseling.html

Komunikasi Antar Pribadi

Definisi KAP

KAP adalah komunikasi yang berlangsung dalam situasi tatap muka antara dua orang atau lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang (Wiryanto, 2004).

Komunikasi Interpersonal (KIP) adalah interaksi orang ke orang, dua arah, verbal dan non verbal. Saling berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu atau antar individu di dalam kelompok kecil (Febrina, 2008).

KIP Antara Dua Orang adalah komunikasi dari seseorang ke orang lain, dua arah interaksi verbal dan nonverbal yang menyangkut saling berbagi informasi dan perasaan.

KIP Antara Tiga Orang/ lebih, menyangkut komunikasi dari orang ke beberapa oarng lain (kelompok kecil). Masing-masing anggota menyadari keberadaan anggota lain, memiliki minat yang sama dan/atau bekerja untuk suatu tujuan.

Pendekatan KAP

Tiga pendekatan utama tentang pemikiran KAP berdasarkan:

1. Komponen-komponen utama.
2. Hubungan diadik.
3. Pengembangan

Komponen-Komponen Utama

Bittner (1985:10) menerangkan KAP berlangsung, bila pengirim menyampaikan informasi berupa kata-kata kepada penerima dengan menggunakan medium suara manusia (human voice).

Menurut Barnlund (dikutip dalam Alo Liliweri: 1991), ciri-ciri mengenali KAP sebagai berikut:

1. Bersifat spontan.
2. Tidak berstruktur.
3. Kebetulan.
4. Tidak mengejar tujuan yang direncanakan.
5. Identitas keanggotaan tidak jelas.
6. Terjadi sambil lalu.

Hubungan Diadik

Hubungan diadik mengartikan KAP sebagai komunikasi yang berlangsung antara dua orang yang mempunyai hubungan mantap dan jelas.

Untuk memahami perilaku seseorang, harus mengikutsertakan paling tidak dua orang peserta dalam situasi bersama (Laing, Phillipson, dan Lee (1991:117).

Trenholm dan Jensen (1995:26) mendefinisikan KAP sebagai komunikasi antara dua orang yang berlangsung secara tatap muka (komunikasi diadik). Sifat komunikasi ini adalah:

1. Spontan dan informal.
2. Saling menerima feedback secara maksimal.
3. Partisipan berperan fleksibel.

Trenholm dan Jensen (1995:227-228) mengatakan tipikal pola interaksi dalam keluarga menunjukkan jaringan komunikasi.

Pengembangan

KAP dapat dilihat dari dua sisi sebagai perkembangan dari komunikasi impersonal dan komunikasi pribadi atau intim. Oleh karena itu, derajat KAP berpengaruh terhadap keluasan dan kedalaman informasi sehingga merubah sikap.

Pendapat Berald Miller dan M. Steinberg (1998: 274), pandangan developmental tentang semakin banyak komunikator mengetahui satu sama lain, maka semakin banyak karakter antar pribadi yang terbawa dalam komunikasi tersebut.

Edna Rogers (2002: 1), mengemukakan pendekatan hubungan dalam menganalisis proses KAP mengasumsikan bahwa KAP membentuk struktur sosial yang diciptakan melalui proses komunikasi.

Ciri-ciri KAP menurut Rogers adalah:

1. Arus pesan dua arah.
2. Konteks komunikasi dua arah.
3. Tingkat umpan balik tinggi.
4. Kemampuan mengatasi selektivitas tinggi.
5. Kecepatan jangkauan terhadap khalayak relatif lambat.
6. Efek yang terjadi perubahan sikap.

Efektifitas KAP

KAP merupakan komunikasi paling efektif untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang.

Menurut Kumar (2000: 121-122), lima ciri efektifitas KAP sebagai berikut:

1. Keterbukaan (openess).
2. Empati (empathy).
3. Dukungan (supportiveness).
4. Rasa positif (positiveness).
5. Kesetaraan (equality).                                                                                                             Sumber :  http://www.lusa.web.id/komunikasi-antar-pribadi-interpersonal-communication/