Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

ABSTRAK

Dalam konteks organisasi, hubungan kemitraan yang harmonis antara atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi. Sehingga, dalam kegiatan organisasi tidak akan terlepas dari peranan komunikasi. Dalam setiap kegiatan ataupun kehidupan manusia tidak terlepas dari peranan komunikasi. Selain itu, komunikasi dapat dikatakan sebagai urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi akan terwujud. Sama halnya dengan manajemen perkantoran, didalam kantor akan selalu terjadi aktivitas komunikasi. Komunikasi yang dilakukan pun bermacam-macam dimana komunikasi memiliki fungsi dan manfaat yang besar terhadap kemajuan kantor. Manajemen perkantoran memerlukan adanya kerjasama baik dengan pihak internal maupun dengan pihak eksternal dimana komunikasi sebagai pemeran utama dalam aktivitas tersebut.

Konsep Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Untuk memahami konsep dari komunikasi dalam manajemen perkantoran, maka yang paling utama disini akan dijelaskan mengenai konsep dari komunikasi itu sendiri. Menurut Komaruddin (2001:77) dalam situs   menjelaskan sebagai bahwa,

…komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya…

Sedangkan menurut The Liang Gie (1992:59) dalam situs yang sama, menjelaskan bahwa komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.  Seperti yang telah dikemukakan diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Kata kunci dari komunikasi itu sendiri yaitu komunikasi merupakan proses yang dinamis,mampu mempengaruhi, adanya kesadaran dan ketidaksadaran manusia serta adanya penggunaan alat-alat atau perantara dengan cara yang simbolik.

Komunikasi yang efektif perlu memperhatikan prinsip-prinsip dari komunikasi. Geoffrey Mills, Oliver Standingford, dan Robert C. Appleby (Modern Office Management, English Language Book Society, Pitman Publishing Ltd., London, 1986, hh.30-31) dalam buku Asas-asas Manajemen Perkantoran dijelaskan mengenai prinsip komunikasi. Prinsip komunikasi tersebut, antara lain:

1)      Komunikasi adalah sarana yang berada diantara pikiran seseorang dan pikiran orang lain;

2)      Orang hanya dapat mengerti sesuatu dengan menghubungkannya dengan sesuatu dengan yang pernah difahaminya;

3)      Komunikator berkewajiban untuk membuat dirinya mengerti; dan

4)      Orang yang tidak mengerti sesuatu berkewajiban untuk meminta penjelasan.

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa komunikasi akan berjalan efektif jika dilakukukan sesuai dengan prinsip-prinsip komunikasi. Komunikasi dalam manajemen perkantoran pun sama halnya bahwa komunikator perlu memiliki prinsip-prinsip komunikasi sehingga tujuan dari komunikator dapat berjalan secara efektif. Komunikasi dalam perkantoran memberikan kemudahan kepada perseorangan dalam bertukar peranan sebagai sumber dan penerima.

Selanjutnya, akan dijelaskana mengenai komunikasi kantor. Komunikasi memiliki  peranan yang penting dalam kantor. Manajemen perkantoran hampir setiap saat melakukan aktivitas komunikasi. Komunikasi yang berlangsung dalam kantor biasanya berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Selain itu, komunikasi dalam kantor juga dapat berbentuk komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal yang dimaksud yaitu adanya komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor. Semua personil kantor melakukan komunikasi baik formal, informal maupun non formal. Selain adanya komando yang diberikan oleh atasan, komunikasi juga berfungsi sebagai alat untuk berkoordinasi, bekerja sama, adanya pemberian informasi dan masih banyak lagi.

1)        Credibility (kepercayaan)

Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi.

2)        Context (perhubungan pertalian)

Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.

3)        Content (kepuasan)

Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.

4)        Clarity (kejelasan)

Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai,              

Sumber :  http://jeinscollection.wordpress.com/2013/01/29/konsep-komunikasi-dalam-manajemen-perkantoran/